Šta se radi kada mentor ne odgovara

Kad mentor ne odgovara, ide se lestvicom, korak po korak, sa rokom za svaki korak: sačekaš razuman rok, pošalješ kratak podsetnik, probaš drugi kanal, odeš na konsultacije lično, pitaš u sekretarijatu katedre kada je dostupan, pa se tek onda — ako se ćutanje otegne i rok se bliži — obratiš šefu katedre ili studentskoj službi kao pitanje o proceduri, ne kao žalba. Traženje zamene mentora je poslednji korak, a ne prvi, i retko je potrebno.

Najvažnija stvar u celom postupku nije nijedan od tih koraka nego ono što radiš između njih: posao koji ne zavisi od odgovora. Čekanje nije faza rada, a student koji mesec dana nije uradio ništa jer „mentor se ne javlja” izgubio je mesec dana svog vremena, ne mentorovog.

Druga stvar koju vredi znati unapred: ćutanje retko znači nezainteresovanost. Ispitni rokovi, komisije za odbrane, nastava na drugom fakultetu, odsustvo, po petnaest studenata istovremeno — sve to postoji i sve to proizvodi iste dve nedelje tišine kao i nezainteresovanost. Ponašaj se kao da je razlog prvi, jer se tako u svim slučajevima postiže više.

Prvo proveri da problem nije na tvojoj strani

Pre nego što bilo šta preduzmeš, tri provere. Sve tri se rade za pet minuta i u velikom broju slučajeva reše stvar.

Je li poruka uopšte stigla. Pogledaj tačnu adresu — zvaničnu, sa sajta fakulteta, ne onu koju ti je dao kolega. Proveri da ti odgovor nije upao u neželjenu poštu i da prilog nije bio toliko velik da je poruka odbijena.

Je li u poruci bilo pitanje. Mejl sa rečima „u prilogu je rad, javite mi šta mislite” nije pitanje nego zadatak od nekoliko sati. Poruke sa konkretnim pitanjem dobijaju odgovor nesrazmerno češće: kako se piše mejl mentoru.

Je li rok koji očekuješ realan. Tri dana za dvadeset strana nije ćutanje nego normalno vreme čitanja.

Koliko je ćutanje zapravo ćutanje

Razuman rok zavisi od toga šta si tražio. Ovo je praksa, ne propis, ali je dobar orijentir:

Rokovima dodaj ispitni rok, praznike i kraj semestra. Tekst poslat u nedelji ispita čeka duže i tu nema ničeg neobičnog.

Lestvica koraka

Korak 1 — podsetnik, u istom nizu poruka. Odgovori na svoju poruku, da mentor vidi original ispod. Dve do tri rečenice, bez prigovora i bez izvinjavanja u pet redova. Ponovi šta si poslao, ponovi pitanje i ponudi termin.

Korak 2 — drugi kanal, posle još nedelju dana. Termin konsultacija sa sajta katedre, obraćanje posle predavanja, u nekim sredinama i poruka na broj koji je nastavnik sam dao studentima. Kanal koji ti nije dat ne koristi se.

Korak 3 — sekretarijat katedre. Ne kao prijava, nego kao pitanje: da li je nastavnik dostupan, kada su mu konsultacije i da li je na odsustvu. Vrlo često se tu sazna razlog i problem se završi.

Korak 4 — dolazak lično u termin konsultacija. Sa odštampanim tekstom i sa dva-tri konkretna pitanja. Ovaj korak rešava najviše slučajeva, jer se kod većine nastavnika razlika između mejla i razgovora meri nedeljama.

Korak 5 — šef katedre ili rukovodilac studijskog programa. Ide se kad je prošlo više nedelja, kad si prošao prethodne korake i kad postoji rok koji ti se bliži. Formulacija je uvek ista: pitaš šta je procedura u situaciji kad rad stoji, a ne žališ se na osobu.

Korak 6 — studentska služba. Kad je problem vezan za rok, prijavu teme ili zakazivanje odbrane, služba je ta koja zna šta se sme i u kom roku.

Preskakanje koraka radi protiv tebe. Student koji posle dve nedelje ćutanja ode šefu katedre dobija odgovor da se prvo obrati mentoru — i izgubi još vremena.

Šta radiš dok čekaš

Ovo je deo zbog kog ceo tekst postoji. Spisak poslova koji ne zavise od ijednog mentorovog odgovora:

• Literatura. Pretraga, čitanje, beleške, popunjavanje baze izvora: sistematsko prikupljanje literature.
• Teorijski deo. Pisanje poglavlja za koja već imaš izvore.
• Instrument. Pisanje i probno popunjavanje upitnika ili protokola.
• Dozvole i pristup. Traženje saglasnosti ustanove, dogovaranje termina sa ispitanicima — to ionako traje dugo.
• Tehnički deo. Formatiranje, numeracija poglavlja, spisak literature, prilozi.

Jedino što se ne radi bez mentorove potvrde jeste prikupljanje podataka po instrumentu koji nije odobren i predaja prijave teme bez njegovog potpisa. Sve ostalo se sme raditi unapred, uz svest da se deo može menjati.

Kako se taj raspored postavlja tako da mentorovo vreme već bude u njemu, i to dvaput: plan izrade diplomskog rada po fazama.

Evidencija

Čuvaj poslate poruke sa datumima i vodi kratku belešku: datum, kanal, šta si poslao, da li je bilo odgovora. Ako dođe do koraka 5, to je razlika između „ne javlja mi se” i „poslao sam 4. i 18. marta, bio na konsultacijama 25. marta, termin nije održan”.

Ta beleška nije priprema za sukob. Ona je dokaz da si postupao uredno, i u najvećem broju slučajeva se nikad ne upotrebi.

Kada se traži zamena mentora

Retko, i po pravilu ne zbog sporog odgovaranja. Situacije u kojima je opravdana:

• nastavnik je otišao sa fakulteta, na dužem odsustvu je ili je prestao da vodi radove — to je situacija sa svojim redosledom poteza: šta ako mentor ode sa fakulteta;
• ćutanje traje mesecima uprkos prođenim koracima, a rok za završetak studija se bliži;
• nastavnik je izričito rekao da ne može da vodi rad.

Postupak je formalan, vodi se preko katedre i studentske službe i traži saglasnost novog mentora. Na većini fakulteta znači i izmenu ili ponovnu prijavu teme, pa se u plan odmah upiše ceo taj ciklus: kako se prijavljuje tema diplomskog rada.

Pre nego što kreneš, pitaj u službi šta zamena povlači kod vas. Ponekad se ispostavi da je jeftinije rešenje izmena unutar odobrene teme ili dodavanje člana komisije koji preuzima deo vođenja.

Kako izgleda podsetnik koji dobije odgovor

Razlika između podsetnika koji prođe i onog koji ne prođe je u tome da li mentoru treba da se podseti na kontekst ili ne.

Slabo: Poštovani profesore, javljam se ponovo povodom rada. Nisam dobio odgovor na prethodni mejl. Molim Vas da mi odgovorite.

Ovde nema podatka šta je poslato, kada, ni šta se traži. Mentor koji vodi deset radova mora da pretražuje poštu da bi uopšte znao o čemu je reč.

Jako: Poštovani profesore, javljam se u vezi sa drugim poglavljem koje sam poslao 4. marta (u prilogu ove poruke ponovo). Zanima me samo jedno: da li je podela na tri dimenzije u odeljku 2.3 u redu, ili da je vratim na dve. Ako Vam tako više odgovara, mogu da dođem na konsultacije u utorak ili četvrtak.

Drugi primer traži jednu odluku, ponavlja prilog i nudi termin. Na takvu poruku se odgovara u dva reda, pa se i odgovara češće.

Kad se mentor javi posle dugog ćutanja

Reaguj kao da se ništa nije desilo. Nema prigovora, nema pominjanja koliko si čekao — to ne donosi ništa osim lošeg početka razgovora.

Ono što se radi jeste da se iskoristi trenutak pažnje: pošalji sve što je čekalo odjednom, uredno razdvojeno, sa spiskom pitanja poređanih po važnosti. I odmah dogovori sledeći termin i način javljanja, da se ista pauza ne ponovi. Ako su primedbe stigle na više poglavlja odjednom, razvrstavaju se pre nego što se krene u ispravke: kako se čitaju i primenjuju mentorove ispravke.

Šta se ne radi

• Ne šalje se poruka svaki drugi dan. Tri poruke u nedelju dana smanjuju šanse za odgovor, ne povećavaju.
• Ne piše se prigovor u podsetniku. „Već drugi put pišem” ne ubrzava ništa.
• Ne ide se odmah iznad mentora. To se pamti i kad se stvar reši.
• Ne traži se hitnost koju si sam napravio. Ako si čekao do poslednje nedelje, to je tvoj raspored.
• Ne kontaktira se privatnim kanalima koje nastavnik nije dao studentima.
• Ne piše se drugom nastavniku iza leđa mentora sa istim pitanjem.

Najčešće greške

• Čekanje bez rada — najskuplja od svih, meri se nedeljama
• Poruka bez pitanja, pa nema ni na šta da se odgovori
• Prilog od trideset strana uz molbu da se pročita do petka
• Rok očekivan kao da mentor nema druge obaveze
• Preskočeni koraci, pa te vrate na početak lestvice
• Nema evidencije poslatih poruka i datuma
• Prijava teme ili instrument gurnuti napred bez mentorove potvrde
• Zamena mentora tražena posle dve nedelje ćutanja

Provera pre nego što pređeš na sledeći korak

1. Je li poruka poslata na zvaničnu adresu sa sajta fakulteta?
2. Sadrži li poruka konkretno pitanje, a ne samo prilog?
3. Je li prošao razuman rok za ono što sam poslao?
4. Jesam li probao termin konsultacija, a ne samo mejl?
5. Šta sam u međuvremenu uradio od posla koji ne zavisi od odgovora?
6. Imam li zapisane datume svih pokušaja?
7. Postoji li stvarni rok koji se bliži, ili mi je samo neprijatno što čekam?