Kako se piše mejl mentoru

Mejl mentoru ima šest delova i staje u deset redova: jasan naslov poruke, oslovljavanje, jedna rečenica ko si i o čemu je reč, jedna rečenica šta šalješ, konkretno pitanje na koje se odgovara u dva reda, i ponuda termina. Sve ostalo je višak, a najveći višak je odsustvo pitanja.

Razlika između studenta koji od mentora dobija upotrebljive odgovore i onog koji dobija jednu rečenicu skoro nikad nije u naklonosti. U tome je što prvi šalje konkretno pitanje uz konkretan tekst, a drugi šalje prilog sa molbom da se pročita. Mentor koji istovremeno vodi deset radova na prvu poruku odgovara istog dana, a drugu ostavlja za „kad bude vremena” — a to vreme se ne pojavljuje.

Iz toga sledi pravilo koje vredi više od svih obrazaca ispod: iz svake poruke mora da se vidi šta se od mentora traži i koliko ga to košta. Odluka između dve varijante košta dva minuta. „Recite mi šta mislite” košta tri sata.

Šest delova

Treći deo se izostavlja tek kad se prepiska već uveliko vodi. Do tada se piše svaki put, jer mentor ne pamti brojeve indeksa.

Naslov poruke

Naslov je jedino što mentor vidi u spisku poruka, i po njemu odlučuje kada će je otvoriti.

Slabo: Pitanje / Diplomski / Molba / (prazno)

Jako: Diplomski — Marko Marković, 2. poglavlje, pitanje o strukturi

Drži isti obrazac kroz celu prepisku: Diplomski — ime i prezime — o čemu je reč. Kad se javljaš na istu temu, odgovaraj u istom nizu poruka umesto da otvaraš novu, da mentor ima sve ispod.

Oslovljavanje

Proveri zvanje na sajtu fakulteta i oslovi ga po zvanju — profesor, docent, asistent nisu isto. Ako nisi siguran, „Poštovani profesore” odnosno „Poštovana profesorko” je najsigurniji izbor kod nastavnika u nastavnom zvanju.

Ne piše se ime, ne piše se „Zdravo”, ne piše se „Pozdrav” kao pozdrav na početku. Na kraju ide „Srdačan pozdrav” ili „S poštovanjem”, pa puno ime, smer i broj indeksa. Ako ti je mentor u odgovoru sam predložio opušteniji ton, prilagodi se — ali ti ga ne uvodiš prvi.

Obrazac 1 — prvi kontakt i molba za mentorstvo

Poruka kojom tražiš da neko bude tvoj mentor mora da pokaže da si došao sa idejom, a ne sa praznim papirom. Ne pita se „da li biste mi bili mentor” bez teme.

Naslov: Molba za mentorstvo — Marko Marković, 2018/0123, Turizam

Poštovani profesore,

student sam završne godine studijskog programa Turizam i hotelijerstvo, broj indeksa 2018/0123. Slušao sam Vaš predmet Poslovanje ugostiteljskih objekata i želeo bih da diplomski rad radim iz te oblasti, pod Vašim mentorstvom.

Tema o kojoj razmišljam je poslovanje hotela van glavne sezone — kako objekti u jednoj destinaciji popunjavaju kapacitete van sezone i šta u tome menjaju u cenovnoj politici. Podatke bih prikupljao intervjuima sa menadžerima objekata, za šta imam načelan dogovor sa dva hotela.

U prilogu je jedna strana sa predmetom, ciljem i okvirnom strukturom rada. Ako Vam tema deluje izvodljivo, da li biste mogli da izdvojite petnaest minuta u nekom od termina konsultacija? Dostupan sam svakog dana posle 15 časova.

Srdačan pozdrav, Marko Marković, Turizam i hotelijerstvo, 2018/0123

Ono što ovu poruku čini upotrebljivom: tema je konkretna, pristup podacima je pomenut, prilog je jedna strana, a traženo je petnaest minuta, ne mentorstvo na slepo. Šta u tu jednu stranu ide i kako se posle pretvara u prijavu: kako se prijavljuje tema diplomskog rada.

Obrazac 2 — slanje dela rada na čitanje

Ovo je poruka koju ćeš poslati najviše puta, i ona koja se najčešće piše pogrešno.

Naslov: Diplomski — Marko Marković — 2. poglavlje, pitanje o strukturi

Poštovani profesore,

u prilogu je drugo poglavlje rada, 18 strana, sa unetim izmenama iz Vaših primedbi od 4. marta.

Imam dva pitanja:

1. U odeljku 2.3 sam zadovoljstvo poslom razložio na tri dimenzije umesto na dve, kako sam prvobitno predložio. Da li je ta podela u redu, ili da se vratim na dve?
2. Poglavlje o teorijama motivacije je naraslo na osam strana. Da li da ga skratim na četiri i ostatak prebacim u fusnote, ili da ostane ovako?

Ako Vam više odgovara da o ovome razgovaramo uživo, mogu na konsultacije u utorak ili četvrtak. Sledeći korak mi je upitnik, koji bih poslao do 25. marta.

Srdačan pozdrav, Marko Marković, Turizam i hotelijerstvo, 2018/0123

Četiri stvari koje ovu poruku razlikuju od uobičajene: navedeno je koliko strana je u prilogu, rečeno je da su prethodne primedbe unete, pitanja su zatvorena — nude izbor umesto otvorenog mišljenja, i najavljen je sledeći korak sa datumom.

Kad odgovor stigne, primedbe se razvrstavaju pre nego što se krene u prepravke: kako se čitaju i primenjuju mentorove ispravke.

Obrazac 3 — kad si kasnio ili kad se rok bliži

Najteža poruka za pisanje i ona koju studenti najčešće odlažu, čime pogoršavaju stvar. Pravilo: kratko, bez opravdavanja, sa predlogom novog rasporeda.

Naslov: Diplomski — Marko Marković — novi raspored predaje

Poštovani profesore,

nisam poslao treće poglavlje do 10. aprila kako smo se dogovorili. Prikupljanje podataka je kasnilo jer je organizacija odgovorila na zahtev za saglasnost tek krajem marta.

Stanje je sada ovakvo: upitnik je zatvoren sa 74 odgovora, obrada je u toku i poglavlje sa rezultatima bih poslao do 28. aprila. Ostatak rada bih predao do 20. maja.

Zanima me da li je taj raspored u skladu sa rokom za predaju kod nas, i da li nešto treba da uradim ranije zbog zakazivanja odbrane.

Srdačan pozdrav, Marko Marković, Turizam i hotelijerstvo, 2018/0123

Tri rečenice: šta se desilo, gde si sada, šta predlažeš. Bez izvinjenja u pet redova i bez objašnjenja privatnih okolnosti — mentora zanima raspored, ne razlog.

Kad odgovor na ovakvu poruku ne stigne, postupak ima svoju lestvicu: šta se radi kada mentor ne odgovara.

Prilozi i imena fajlova

• Jedan prilog po poruci, osim ako nije izričito traženo više.
• Ime fajla nosi podatke: Markovic_diplomski_2poglavlje_v3_2025-03-18.docx. Ne rad.docx, ne rad final final.docx.
• Uvek pošalji i PDF ako mentor čita na telefonu ili tabletu; ako očekuješ komentare u tekstu, pošalji i uredivu verziju.
• Veliki prilog se šalje kao link ka deljenom folderu, jer poruke sa velikim prilozima ume da odbije server.
• Verziju koju si poslao sačuvaj kod sebe pod istim imenom, da znaš na šta se primedbe odnose.

Dužina, ton i vreme slanja

Dužina. Do dvanaest redova. Ako ti poruka prelazi ekran, pitanje nije dovoljno suženo.

Ton. Pristojan i neposredan. Ne preterano formalan — ceo pasus zahvaljivanja unapred nikom ne pomaže — ali ni kolegijalan pre nego što ti se to ponudi.

Vreme. Radnim danom, u radno vreme. Poruka poslata u dva ujutru pred rok govori nešto o tvom rasporedu što ne moraš da saopštiš.

Ritam. Kratko javljanje jednom u dve do tri nedelje, i onda kad nemaš napredak, drži saradnju živom: kako se radi sa mentorom na diplomskom.

Šta u mejlu nema šta da traži

• Prilog bez pitanja.
• „Molim Vas da mi kažete šta mislite” — to nije pitanje nego zadatak.
• Izvinjavanje u pet redova pre nego što se dođe do stvari.
• Molba za hitnost koju si sam napravio.
• Pitanje na koje odgovor stoji u uputstvu fakulteta — proveri pre nego što pitaš.
• Više tema u jednoj poruci, pa se odgovori na jednu.
• Poruka bez potpisa, sa adrese iz koje se ne vidi ko si.

Kontrolna lista pre slanja

1. Vidi li se iz naslova poruke ko sam i o čemu je reč?
2. Postoji li u poruci pitanje na koje se odgovara u dva reda?
3. Je li pitanje zatvoreno — nudi li izbor između varijanti?
4. Piše li koliko strana ima prilog i šta je u njemu menjano?
5. Ima li prilog ime iz kog se vidi ko, šta i koja verzija?
6. Je li poruka kraća od dvanaest redova?
7. Jesam li ponudio termin i najavio sledeći korak sa datumom?
8. Šaljem li u istom nizu poruka, da mentor ima kontekst ispod?