Izvoz rada u PDF pred predaju
Šta se pri pretvaranju rada u PDF najčešće lomi — slova, prelomi, tabele i slike — kako se izvoz radi da ne lomi i kako se gotov fajl proverava pred predaju.
Rad je gotov, pregledan i odobren. Pretvoriš ga u PDF, otvoriš da vidiš kako izgleda, i vidiš da tabela sa strane 47 sada počinje na dnu strane i završava na sledećoj, a da se na jednom mestu umesto slova „č” pojavio prazan pravougaonik.
To se dešava zato što PDF nije kopija tvog dokumenta nego nova verzija istog teksta, složena po pravilima koja se razlikuju od onih na ekranu. Ovaj tekst je o tome šta se pri tom prelasku lomi i kako se gotov fajl proverava pre nego što ode u kopirnicu ili u studentsku službu.
Zašto se uopšte predaje PDF
Izvorni dokument izgleda različito na različitim računarima. Zavisi od instaliranih fontova, od podešavanja štampača i od verzije programa. Isti fajl koji je kod tebe imao 84 strane kod nekog drugog ima 87, a naslov poglavlja se preselio na prethodnu stranu.
PDF taj problem rešava tako što zamrzava prelom. Kad je jednom napravljen, izgleda isto svuda. Zato ga traže i kopirnice i elektronske zbirke.
Cena je što se posle ne može menjati kao tekst. Sve ispravke se rade u izvornom dokumentu, pa se PDF pravi ponovo. To znači i da izvorni dokument čuvaš do kraja, i posle predaje — šta se sa fajlovima radi posle odbrane, u tekstu arhiviranje rada.
Šta se pri izvozu lomi
Šest stvari, po učestalosti.
Naša slova. Ako font nije pravilno ugrađen u fajl, slova č, ć, š, ž i đ ume da zameni praznim mestom, pravougaonikom ili slovom iz drugog pisma. Najčešći uzrok je neobičan font ili font koji je stigao zajedno sa šablonom, a nije na računaru na kom se izvoz radi.
Prelomi strana. Naslov poglavlja završi na dnu strane, sam. Tabela se prepolovi. Poslednji red pasusa pređe na sledeću stranu. U dokumentu to nije izgledalo tako.
Tabele. Široka tabela ume da izgubi poslednju kolonu ili da se prelije preko margine. Tabela koja se prostire kroz dve strane često izgubi zaglavlje na drugoj.
Slike i grafikoni. Prikaz koji je na ekranu izgledao oštro u PDF-u zna biti mutan, jer se pri izvozu slike po pravilu smanjuju na određenu rezoluciju. Najviše strada grafikon koji je u dokument ubačen kao snimak ekrana.
Sadržaj i brojevi strana. Ako sadržaj nije osvežen pre izvoza, brojevi u njemu pokazuju na stare strane. Ovo se u PDF-u ne vidi dok se ne uporedi red po red.
Formule. Formule unete alatom za jednačine ponekad se u izvozu pomere u odnosu na red teksta ili izgube razmak oko znakova. Provera je čisto vizuelna i radi se na svakoj formuli posebno, jer se greška ne ponavlja dosledno.
Ono što nije trebalo da se vidi. Komentari, tragovi izmena, skrivene beleške i prazne strane koje su ostale iza nekog preloma. Sve to ume da se prenese, i to je najneprijatnija vrsta greške.
Kako se izvoz radi da bi manje lomio
Redosled poteza je uvek isti, i svi se rade u izvornom dokumentu, pre nego što se PDF napravi.
- Zatvori tragove izmena i ukloni komentare. Ne sakrij ih — ukloni.
- Osveži sadržaj i sve brojeve prikaza — tabela, slika, formula.
- Prođi kroz dokument u prikazu koji pokazuje stranu kakva će biti, i pogledaj svaki prelom.
- Ugradi fontove u fajl. Opcija se zove različito u različitim programima, ali postoji u svima; suština je da se izgled slova nosi zajedno sa tekstom.
- Napravi PDF izvozom, ne štampom u PDF. Prvi put obično zadržava tekstualni sloj i aktivne linkove; drugi ume da napravi fajl u kom se tekst ne može ni pretražiti.
- Izaberi kvalitet primeren štampi, ako se pita — niži kvalitet služi za slanje mejlom, ne za korice.
Kod dokumenata sa mnogo slika izvoz ume da potraje ili da pukne na pola. Ako se to dešava, problem je u samom dokumentu, a ne u izvozu — kako se veliki dokument drži u formi, pokriva rad sa velikim dokumentom.
Provera gotovog fajla
Ovo je deo koji se najčešće preskoči, a traje deset minuta. Proverava se PDF, a ne dokument iz kog je nastao.
| Šta se gleda | Kako |
|---|---|
| Broj strana | Poredi se sa brojem u izvornom dokumentu |
| Naša slova | Pretraži po reči sa slovom „č” i vidi da li je nalazi |
| Sadržaj | Uporedi tri broja strane iz sadržaja sa stvarnim stranama |
| Tabele | Prođi kroz sve; nijedna ne sme da gubi kolonu ni zaglavlje |
| Slike | Uvećaj na stvarnu veličinu i vidi da li su čitljive |
| Prelomi | Nijedan naslov sam na dnu strane, nijedan prazan list |
| Prilozi | Da li su svi tu i da li su u pravom redosledu |
| Komentari | Ne sme ih biti nijednog |
Dve provere vrede duplo. Prva: otvori fajl na drugom uređaju — na telefonu ili na tuđem računaru. Tamo se problemi sa fontovima vide odmah, jer tvoj računar ima instalirane fontove pa ti pokazuje ono što vidi lokalno.
Druga: pretraži tekst po sopstvenom prezimenu ili po nekoj reči iz sredine rada. Ako pretraga ne nalazi ništa, u fajlu nema tekstualnog sloja — rad je izvezen kao niz slika. Takav fajl se ne može pretraživati ni u elektronskim zbirkama.
Ime fajla, veličina i verzije
Ime fajla je sitnica koja se posle teško ispravlja. Piše se bez naših slova i bez razmaka, sa prezimenom, brojem indeksa ili skraćenim naslovom, po uputstvu ako ga ima. „Rad finalna verzija 3 ISPRAVLJENO.pdf” je ime po kom se ne poznaje ništa, a upravo ono završi u kopirnici.
Veličina fajla ume da bude problem na dva mesta: pri slanju mejlom i pri otpremanju u elektronsku zbirku, gde često postoji gornja granica. Ako je fajl prevelik, smanjuju se slike u izvornom dokumentu, a ne sam PDF — smanjivanje gotovog fajla obično pokvari i ono što je bilo dobro.
Poslednje pravilo: fajl koji ide u štampu i fajl koji ide u elektronsku zbirku prave se iz iste verzije dokumenta, istog dana. Najčešća nesreća u poslednjoj nedelji je da su odštampani primerci napravljeni iz jedne verzije, a elektronski predat rad iz druge, pa se brojevi strana ne poklapaju. Šta se sve predaje i u kom obliku, u tekstu koričenje i predaja.
Pre svega toga ide sadržinska provera celog rada, koja je zaseban posao i radi se ranije: finalna provera diplomskog. Izvoz je poslednji korak, a ne prilika da se nešto još sređuje. Ako u gotovom fajlu nađeš sadržinsku grešku, ispravi je u dokumentu i napravi PDF ponovo — ceo, a ne samo stranu na kojoj je bila.
Najčešće greške
- PDF napravljen, pa nijednom otvoren pre nego što je poslat na štampu
- Fontovi neugrađeni, pa naša slova nestaju na drugom računaru
- Sadržaj neosvežen, sa brojevima strana koji pokazuju na stare strane
- Komentari i tragovi izmena ostavljeni u fajlu
- Rad izvezen kao niz slika, bez teksta koji se može pretražiti
- Slike smanjene na kvalitet za mejl, pa mutne u štampi
- Dva fajla iz dve različite verzije dokumenta
- Ime fajla bez ikakve oznake čiji je rad